La gestione dell'assistenza tecnica, completamente integrata con le attività contabili è sicuramente la via che fà dell'efficienza e tempestività i suoi punti di forza.
GESTIONE ASSISTENZE: contratti ed interventi è il modulo software applicativo pensato e realizzato per soddisfare le esigenze delle diverse tipologie di aziende di servizi - dalle software house ai concessionari di apparecchiature di ufficio - che gestiscono Contratti (che si rinnovano annualmente) e Interventi tecnici di manutenzioneGESTIONE ASSISTENZE è integrabile dalla piattaforma GESTIONE AZIENDA Vendite, nel quale, grazie all’aggiunta di un apposito modulo nella licenza d’uso del pacchetto, è possibile abilitare a Menù la specifica Voce ‘Assistenza’; il modulo può essere gestito sia con archivi Access che SQL Server.GESTIONE ASSISTENZE è stato pensato per risolvere le problematiche di aziende che forniscono servizi di manutenzione, sia regolati da contratto sia extracontrattuali: permette la rilevazione dei dati relativi agli interventi, la elaborazione di situazioni di riepilogo delle attività effettuate per conto del cliente e la fatturazione automatica delle spese sostenute in base alle indicazione del rapporto di intervento, la verifica e la stampa dei contratti gestiti anche raggruppati per tipologia, ecc...GESTIONE ASSISTENZE è composto da 2 moduli: Contratti e Interventi
Con il modulo ‘Contratti’ è possibile configurare il contratto del cliente, avendo a disposizione la possibilità di associare diverse voci, per gestirne automaticamente la fatturazione ed i rinnovi annuali.Con il modulo ‘Interventi’ è possibile gestire i servizi svolti durante gli interventi, i materiali consegnati al cliente (come parti sostituite) e definire cosa fatturare da ogni intervento, quindi se generare la bolla o direttamente la fattura accompagnatoria.
Il Modulo CONTRATTI abilita la gestione dell’anagrafica dei contratti: da questa funzione è possibile inserire i contratti gestiti, associando ad ognuno di essi una serie di informazioni quali il Cliente, il codice di pagamento, la data di Stipulazione, le Note interne, … Ad ogni contratto può essere associato un codice alfanumerico, libero, fino a 10 caratteri:questo codice verrà poi riportato automaticamente sul documento fattura del contratto stesso (come nota di dettaglio)Grazie alla possibilità di gestire una Tabella di Tipologie di contratto, è possibile assegnare ogni contratto ad un categoria, al fine di ottenere delle stampe raggruppate per tipologia di contratto gestito. In particolare, per i contratti che riguardano la vendita di pacchetti software, è gestito un campo ‘Codice Licenza’: in questo campo è attivo un controllo (forzabile) che all’inserimento di un numero già presente su un altro contratto avvisa l’utente con un apposito messaggio.Ad ogni contratto possono essere associate diverse righe, richiamando codici articoli già presenti in anagrafica: per ogni contratto e per ogni riga di dettaglio dello stesso, è possibile indicare lo Stato , tra Attivo – Sospeso – Disdetto.In fase di Fatturazione Automatica lo stato del contratto stesso e delle singole righe viene considerato per selezionare i contratti realmente fatturabili: grazie a questa funzione, è possibile inoltre definire dei filtri per l’estrazione e la fatturazione dei contratti stessi.La fatturazione automatica può anche essere effettuata considerando solamente l’Automatico rinnovo indicato sul contratto stesso: questo parametro, rappresentato da un flag e selezionabile su ogni contratto, considera la data di Scadenza del contratto e rende lo stesso automaticamente fatturabile.
Ecco un ipotetico flusso delle attività:
Contratto di manutenzione cliente
Inserimento Anagrafica Contratti Fatturazione Automatica
Fattura di Venditta Il Modulo INTERVENTI abilita una funzione di rilevazione e gestione degli interventi tecnici di manutenzione: la gestione dell’intervento parte dalla chiamata del cliente, che può essere registrata con la data di arrivo della richiesta. L’inserimento della richiesta genera una chiamata in stato ‘Attesa’, ovvero che deve essere processata ed evasa: è possibile quindi impostare la data prevista dell’intervento, ed il tecnico che la andrà ad effettuare.Indicati questi dati, con la stampa del Rapportino di intervento, il tecnico potrà portare con sé i riferimenti del cliente e del tipo di intervento previsto: una volta effettuato l’intervento, è quindi possibile indicare le specifiche dello stesso ed i rilevamenti effettuati in appositi campi note. Ri-eseguendo la stampa a intervento effettuato, saranno ovviamente considerati anche questi ultimi dati inseriti, ottenendo così una stampa del rapportino completa.Un intervento effettuato può rimanere con lo stato di ‘Attesa’ nel caso in cui la problematica segnalata non sia stata risolta: se invece l’intervento è stato risolutivo, è possibile modificarne lo stato in ‘R- Risolto’. In questo modo, per ogni cliente è possibile avere sempre la situazione interventi in ‘Attesa’, quindi non addebitabili e ancora da portare a termine, e ‘Risolti’, ovvero fatturabili.Per ogni cliente è possibile anche definire gli Oggetti di manutenzione personalizzati (con possibilità di associare ad ognuno di essi un codice matricola) in modo da specificare per ogni intervento l’esatto lavoro eseguito. Oltre all’oggetto dell’intervento è possibile indicare anche il Riferimento problema, impostabile liberamente di volta in volta per singolo lavoro; la consultazione della scheda del cliente fornisce così un’immediata vista su quella che è la situazione attuale e storica dell’utente.Dalla scheda del cliente per la Registrazione degli interventi sono visibili anche le voci di contratto, se presenti, per una consultazione più completa, oltre all’elenco di tutti gli interventi effettuati.Per ogni intervento è possibile indicarne la sede di svolgimento: infatti, il programma propone di difetto l’intervento c/o il Cliente, ma possono essere caricati e gestiti anche interventi in sede (si pensi a lavorazioni e/o riparazioni eseguite in sede per conto del cliente, oppure personalizzazioni software ‘fatte in casa’) e interventi telefonici (si pensi ad un corso, un installazione telefonica, ecc..).Quando l’intervento è addebitale, è possibile procedere automaticamente alla emissione della Fattura Accompagnatoria, la quale potrà contenere in automatico anche righe di articoli che rappresentano pezzi sostituiti durante l’intervento. L’addebito può essere avviato direttamente dalla funzione di registrazione dell’intervento: nella Fattura generata dalla procedura di addebito sarà riportato il numero di intervento e l’oggetto dello stesso:Il documento emesso potrà essere una fattura accompagnatoria o una bolla, in modo che anche la eventuale movimentazione di magazzino (scarico degli articoli consegnati quali ‘Parti Sostituite’) sia automaticamente aggiornata.
Ecco un ipotetico flusso delle attività:
Chiamata del cliente: richiesta di assistenza
Inserimento previsione di intervento (in Attesa)
Inserimento ChiamataAddebito inttervento con emissione Fattura Accompagnatoria
Inserimento dati dell’interventoeffettuato (in Attesa o Risolto), con anche eventuale materiale consegnatoInserimento condizioni di Fatturazione
L’ Intervento è Contabilizzato
Per gli utenti registrati è possibile seguire un videocorso che presenta le funzionalità del software