Per ogni cliente presente in archivio, deve essere semplicemente indicato l'abbinamento di un codice corrispondente ad una posizione anagrafica di persona abilitata alla all'acquisto e utilizzazione (od alla commercializzazione) quindi dotata dell'apposito Patentino.

Durante la fase di preparazione del documento di vendita viene proposto e richiesto il nominativo del soggetto abilitato per la azienda cliente che acquista. Con la emissione del documento accompagnatorio classico intestato al cliente, DDT , (al quale verrà poi emessa la fattura differita),  viene aggiunta la apposita scheda del bollettario di vendita che riporta i soli articoli soggetti ad abilitazione ed i dati della persona abilitata all'acquisto, utilizzazione o commercializzazione .

Le fasi di acquisto sono gestite in modalità speculare alle vendite con la differenza che sarà ricevuta e conservata dal Fornitore una scheda che descrive i prodotti acquistati .

Periodicamente può essere stampato l'apposito registro di carico e scarico vidimato oppure possono essere visualizzate le situazioni di giacenza per uno u tutti gli articoli appartenenti a questa categoria.

E' molto utile l'accesso al sito dell'ERSA Agenzia Regionale pr lo Sviluppo Rurale della Regione Friuli venezia Giulia ove sono ben evidenti esempi e  normativa di riferimento per: